Trong kỷ nguyên số, email trở thành phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong kinh doanh quốc tế. Để giúp doanh nghiệp Việt vươn tầm thế giới, Excelenglish mang đến cho bạn trọn bộ bí kíp soạn thảo email tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp, hiệu quả. Với kho tàng các mẫu email tiếng anh thương mại đa dạng, từ giới thiệu sản phẩm, chào hàng, đàm phán hợp đồng đến chăm sóc khách hàng, excelenglish đảm bảo bạn sẽ tìm thấy mẫu email phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
I. Mẫu email giới thiệu bản thân ấn tượng
Khi nào cần email giới thiệu bản thân?
Email giới thiệu bản thân giống như một lời chào đầu tiên, giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận. Bạn có thể sử dụng email này trong nhiều trường hợp, ví dụ như:
- Khi bạn muốn kết nối với một người nào đó trong ngành nghề của mình.
- Khi bạn muốn tìm kiếm cơ hội việc làm hoặc hợp tác.
- Khi bạn tham gia một sự kiện hoặc hội thảo và muốn làm quen với những người tham gia khác.
Cấu trúc email giới thiệu bản thân
Một email giới thiệu bản thân thường bao gồm các phần sau:
- Lời chào: Sử dụng tên của người nhận nếu bạn biết, hoặc dùng “Dear Sir/Madam” nếu bạn không biết tên cụ thể.
- Giới thiệu bản thân: Nêu rõ tên, nghề nghiệp hiện tại, và lý do bạn viết email.
- Thông tin chi tiết: Chia sẻ ngắn gọn về kinh nghiệm, kỹ năng, hoặc thành tích của bạn.
- Lời kêu gọi hành động: Cho người nhận biết bạn mong muốn điều gì, ví dụ như hẹn gặp mặt, trao đổi thêm thông tin, hoặc kết nối trên mạng xã hội.
- Lời chào kết thúc: Sử dụng “Sincerely,” hoặc “Best regards,” kèm theo tên và thông tin liên lạc của bạn.
Ví dụ về email giới thiệu bản thân
Hello Minh,
My name is Lan, and I am currently a final-year student majoring in Marketing at the National Economics University. I was deeply impressed by your article on social media marketing strategies and would like to learn more about this field.
I have practical experience from an internship at a media company and am proficient in various online marketing tools. I sincerely hope for an opportunity to chat with you and gain insights from your experiences.
Thank you for taking the time to read my email.
Best regards, Lan.
Lưu ý khi viết email giới thiệu bản thân
- Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp, tránh những địa chỉ email có tên quá trẻ con hoặc không liên quan.
- Viết ngắn gọn, súc tích, không nên viết quá dài dòng.
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
- Thể hiện sự lịch sự và tôn trọng người nhận.
II. Mẫu email xin việc tiếng Anh nổi bật
Cấu trúc email xin việc
Khi viết email xin việc, bạn cần trình bày thông tin rõ ràng và ngắn gọn để nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt. Một email xin việc thường bao gồm các phần sau:
- Lời chào: Gửi lời chào đến người phụ trách tuyển dụng, nếu bạn biết tên thì hãy sử dụng tên của họ, ví dụ như “Dear Ms. Hoa”. Nếu không biết tên, bạn có thể dùng “Dear Hiring Manager”.
- Giới thiệu bản thân và mục đích viết email: Nêu rõ bạn là ai, bạn biết đến thông tin tuyển dụng từ đâu, và bạn ứng tuyển cho vị trí nào.
- Nêu bật kỹ năng và kinh nghiệm: Tóm tắt những kỹ năng và kinh nghiệm nổi bật của bạn, liên quan đến yêu cầu của công việc.
- Thể hiện sự quan tâm đến công ty: Cho nhà tuyển dụng thấy bạn đã tìm hiểu về công ty và bạn thực sự quan tâm đến vị trí này.
- Lời kêu gọi hành động: Nêu rõ mong muốn của bạn, ví dụ như bạn muốn được tham gia phỏng vấn hoặc cung cấp thêm thông tin.
- Lời chào kết thúc: Sử dụng “Sincerely” hoặc “Best regards”, kèm theo tên và thông tin liên lạc của bạn.
Ví dụ về email xin việc
Dear Mr. Nam,
My name is Linh, and I learned about the Marketing Intern position at ABC company through the VietnamWorks website. I am very impressed with the company’s creative marketing projects and would like to apply for this position.
I am a third-year Marketing student at the Foreign Trade University. I have had an internship experience at an advertising agency and am proficient in online marketing tools such as Facebook Ads and Google Analytics. I believe that my skills and experience will be suitable for the job requirements.
I am very much looking forward to having the opportunity to participate in an interview and learn more about the job. I have attached my CV to this email. Thank you for taking the time to consider my application.
Sincerely,
Linh
III. Mẫu email trả lời phỏng vấn chuyên nghiệp
Xác nhận lịch phỏng vấn
Sau khi nhận được lời mời phỏng vấn, bạn nên gửi email xác nhận lại để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Trong email, bạn cần cảm ơn nhà tuyển dụng, xác nhận lại thời gian và địa điểm phỏng vấn, đồng thời thể hiện sự háo hức của bạn.
Trả lời sau phỏng vấn
Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, bạn có thể gửi một email cảm ơn để bày tỏ sự cảm kích vì đã được trao cơ hội. Trong email, bạn nên nhắc lại những điểm nổi bật trong buổi phỏng vấn và khẳng định lại sự quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển.
| Loại email | Mục đích |
|---|---|
| Xác nhận lịch phỏng vấn | Thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và xác nhận thông tin phỏng vấn. |
| Cảm ơn sau phỏng vấn | Bày tỏ sự cảm kích và khẳng định lại sự quan tâm đối với công việc. |
Dear [Interviewer’s Name],
Thank you for considering my application for the [Position] role at [Company Name]. I am writing to confirm my availability for the interview on [Date] at [Time] at [Location/Platform].
I am excited about the opportunity to discuss how my skills and experience align with the requirements of this position. I am confident that my [relevant skills/experience] will enable me to contribute effectively to your team and help achieve the company’s goals.
Please let me know if you require any additional information or documents from me prior to the interview. I will be sure to arrive on time and well-prepared.
Thank you once again for the opportunity. I look forward to meeting with you and learning more about the role and the company.
Best regards,
[Your Name][Your Contact Information]
IV. Mẫu email cảm ơn sau phỏng vấn
Tại sao nên gửi email cảm ơn sau phỏng vấn?
Gửi email cảm ơn sau phỏng vấn giống như bạn nói “cảm ơn” sau khi được mời ăn kẹo vậy. Nó thể hiện bạn là người lịch sự và biết ơn vì đã được trao cơ hội. Email cảm ơn cũng giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng, cho thấy bạn thực sự quan tâm đến công việc.
Nội dung email cảm ơn sau phỏng vấn
Email cảm ơn không cần quá dài, chỉ cần ngắn gọn và thể hiện được sự chân thành của bạn. Bạn có thể tham khảo những ý sau:
- Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian phỏng vấn bạn.
- Nhắc lại những điểm nổi bật trong buổi phỏng vấn, ví dụ như bạn đã chia sẻ về kinh nghiệm làm việc nhóm của mình.
- Khẳng định lại sự quan tâm của bạn đối với công việc và công ty.
- Cho nhà tuyển dụng biết bạn mong chờ phản hồi từ họ.
Dear [Interviewer’s Name],
I wanted to take a moment to express my sincere gratitude for the opportunity to interview for the [Position] role at [Company Name] on [Date]. It was a pleasure meeting with you and learning more about the company’s goals and the expectations for this position.
Our conversation reaffirmed my enthusiasm for this role and my desire to contribute to your team. I was particularly impressed by [something specific you learned about the company or role], and I believe that my skills and experience would allow me to make a significant impact in this area.
If there is any additional information I can provide or if you have any further questions, please don’t hesitate to reach out. I am eager to hear about the next steps in the hiring process and remain highly interested in this opportunity.
Thank you once again for your time and consideration.
Best regards,
[Your Name]
V. Mẫu email từ chối ứng viên lịch sự
Tầm quan trọng của email từ chối
Khi bạn nhận được rất nhiều hồ sơ xin việc, việc lựa chọn ứng viên phù hợp có thể mất nhiều thời gian. Đối với những ứng viên không phù hợp, việc gửi email từ chối là cách thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của công ty. Dù không được chọn, nhưng ứng viên vẫn sẽ cảm thấy được tôn trọng và có ấn tượng tốt về công ty của bạn.
Cách viết email từ chối ứng viên
Khi viết email từ chối, bạn cần thể hiện sự lịch sự và cảm ơn ứng viên đã dành thời gian ứng tuyển. Bạn có thể giải thích ngắn gọn lý do từ chối, ví dụ như ứng viên chưa phù hợp với yêu cầu công việc hoặc đã có ứng viên khác phù hợp hơn. Ngoài ra, bạn có thể động viên ứng viên và chúc họ may mắn trong việc tìm kiếm công việc.
Subject: Your Application for [Position] at [Company Name]
Dear [Candidate’s Name],
Thank you for taking the time to apply for the [Position] role at [Company Name] and for your interest in joining our team. We appreciate the effort you put into your application and enjoyed the opportunity to review your qualifications.
After careful consideration, we regret to inform you that we have decided to move forward with other candidates whose skills and experience more closely align with our current needs. Please know that this decision does not reflect negatively on your abilities or potential.
We were impressed by your [specific positive attribute or accomplishment], and we encourage you to keep an eye on our company’s career page for future opportunities that may be a good fit for your background.
Thank you once again for your interest in [Company Name]. We wish you the best of luck in your job search and future professional endeavors.
Sincerely,
[Your Name][Your Title][Company Name]
VI. Mẫu email chào hàng khách hàng tiềm năng
Khi nào nên gửi email chào hàng?
Email chào hàng giống như bạn giới thiệu một món đồ chơi mới cho bạn bè. Bạn muốn cho họ biết món đồ chơi này thú vị như thế nào và tại sao họ nên chơi cùng. Trong kinh doanh, email chào hàng giúp bạn giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của mình đến khách hàng tiềm năng, những người có thể quan tâm và muốn mua hàng.
Nội dung email chào hàng
Khi viết email chào hàng, bạn cần thu hút sự chú ý của khách hàng và cho họ thấy sản phẩm của bạn có thể giải quyết vấn đề của họ. Bạn có thể kể một câu chuyện ngắn, ví dụ như bạn đã giúp một khách hàng khác thành công như thế nào. Sau đó, bạn giới thiệu sản phẩm của mình và những lợi ích nó mang lại. Cuối cùng, bạn mời khách hàng dùng thử sản phẩm hoặc tìm hiểu thêm thông tin.
| Bước | Nội dung |
|---|---|
| 1 | Thu hút sự chú ý (kể chuyện, đặt câu hỏi) |
| 2 | Giới thiệu sản phẩm và lợi ích |
| 3 | Mời khách hàng hành động (dùng thử, tìm hiểu thêm) |
Subject: [Your Company Name] – Innovative Solutions for [Customer’s Industry]
Dear [Prospect’s Name],
I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am the [Your Title] at [Your Company Name]. I am reaching out to you because I believe our [product/service] could greatly benefit your organization.
At [Your Company Name], we specialize in providing cutting-edge solutions for companies in the [Customer’s Industry]. Our [product/service] has helped numerous clients [main benefit or problem solved], resulting in [specific metric or success story].
I have taken the time to review your company’s website and believe that our [product/service] could help you [specific benefit tailored to the prospect’s needs]. By implementing our solution, you could [potential outcome or improvement].
I would love the opportunity to discuss this further with you and learn more about your organization’s specific needs and goals. Would you be available for a brief 15-minute call next week? I am happy to work around your schedule.
In the meantime, I have attached some additional information about our [product/service] for your review. Please feel free to reach out to me directly with any questions or concerns.
Thank you for your time and consideration. I look forward to the possibility of working together to [specific goal or outcome].
Best regards,
[Your Name][Your Title][Your Company Name][Your Contact Information]
VII. Mẫu email chăm sóc khách hàng thân thiết
Giữ lửa mối quan hệ với khách hàng
Khách hàng thân thiết giống như những người bạn tốt, luôn ủng hộ và tin tưởng bạn. Để giữ mối quan hệ này luôn bền chặt, bạn cần thường xuyên liên lạc và thể hiện sự quan tâm. Email là một cách đơn giản và hiệu quả để bạn giữ liên lạc với khách hàng. Bạn có thể gửi email chúc mừng sinh nhật, ngày lễ, hoặc chia sẻ thông tin về sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi dành riêng cho khách hàng thân thiết.
Thể hiện sự quan tâm chân thành
Khi viết email chăm sóc khách hàng, bạn hãy viết như đang trò chuyện với một người bạn. Hãy thể hiện sự quan tâm chân thành, tránh sử dụng ngôn ngữ quá quảng cáo hoặc cứng nhắc. Bạn có thể hỏi thăm tình hình của khách hàng, cảm ơn họ đã ủng hộ, và chia sẻ những thông tin hữu ích cho họ.
Subject: [Your Company Name] – Exclusive Offer for Our Valued Customer
Dear [Customer’s Name],
As one of our most valued customers, I wanted to personally reach out to thank you for your continued support and loyalty to [Your Company Name]. We truly appreciate your business and the trust you have placed in us.
To show our gratitude, I am excited to offer you an exclusive deal just for being a part of our loyal customer family. For the next [time period], you can enjoy [specific offer or discount] on your next purchase with us. This is our way of saying thank you for being such an important part of our success.
In addition to this special offer, I also wanted to keep you informed about some exciting new developments at [Your Company Name]. We have recently [new product launch, service improvement, or company update], which we believe will greatly enhance your experience with us.
Your satisfaction is our top priority, and we are always here to assist you with any questions, concerns, or feedback you may have. Please don’t hesitate to reach out to our dedicated customer support team at [contact information] if there is anything we can do to improve your experience with us.
Once again, thank you for being a loyal customer of [Your Company Name]. We look forward to continuing to serve you and providing you with the best [products/services] and customer experience possible.
Best regards,
[Your Name][Your Title][Your Company Name]
VIII. Final Thought
Hy vọng rằng với những mẫu email tiếng Anh thương mại được chia sẻ, bạn đã có thêm nhiều ý tưởng và tự tin hơn trong việc soạn thảo email cho công việc. Luôn nhớ rằng, việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp, cấu trúc rõ ràng và nội dung cô đọng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt và đạt hiệu quả giao tiếp cao. Chúc bạn thành công!
ước ngoài. Đừng quên theo dõi excelenglish để cập nhật thêm nhiều kiến thức tiếng Anh bổ ích khác.
