Trong thời đại số ngày nay, Email tiếng Anh thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh quốc tế. Một email tiếng Anh thương mại được soạn thảo tốt giúp doanh nghiệp truyền đạt thông điệp hiệu quả, tạo ấn tượng tốt với đối tác và mở rộng hợp tác. Excel English sẽ hướng dẫn bạn cách viết email tiếng Anh thương mại ấn tượng, thu hút người nhận ngay từ những dòng đầu tiên.
| Yêu cầu | Giải thích |
|---|---|
| Chuẩn mực | Email phải tuân thủ chuẩn giao tiếp, có cấu trúc chặt chẽ, ngôn ngữ chuyên nghiệp. |
| Rõ ràng | Sử dụng ngôn từ súc tích, dễ hiểu, tránh dài dòng lan man. |
| Hấp dẫn | Mở đầu email bằng câu hỏi, lời chào hay thông tin gây hứng thú. |
| Tích cực | Thể hiện sự tích cực, tự tin và nhiệt tình trong email. |
I. Mẫu email tiếng Anh thương mại phổ biến để sử dụng
Email chào hàng
Đây là loại email phổ biến nhất trong giao tiếp thương mại quốc tế. Trong email này, bạn sẽ giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của mình đến khách hàng tiềm năng. Bạn cần đảm bảo rằng email của bạn ngắn gọn, súc tích và hấp dẫn. Bạn cũng nên bao gồm một lời kêu gọi hành động rõ ràng, chẳng hạn như yêu cầu khách hàng truy cập trang web của bạn hoặc liên hệ với bạn để biết thêm thông tin.
- Tiêu đề: Ngắn gọn và hấp dẫn
- Nội dung: Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, nêu bật lợi ích và lợi thế
- Lời kêu gọi hành động: Yêu cầu khách hàng truy cập trang web hoặc liên hệ để biết thêm thông tin
Email báo giá
Email báo giá được sử dụng để gửi báo giá cho khách hàng. Trong email này, bạn cần bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng. Bạn cũng nên đảm bảo rằng email của bạn rõ ràng và dễ hiểu.
- Tiêu đề: Rõ ràng và súc tích
- Nội dung: Bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng
- Lời kêu gọi hành động: Yêu cầu khách hàng xác nhận đơn hàng hoặc liên hệ để biết thêm thông tin
Email xác nhận đơn hàng
Email xác nhận đơn hàng được sử dụng để xác nhận đơn hàng của khách hàng. Trong email này, bạn cần bao gồm thông tin chi tiết về đơn hàng, chẳng hạn như số đơn hàng, ngày đặt hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ đã đặt, giá cả và thời gian giao hàng. Bạn cũng nên đảm bảo rằng email của bạn rõ ràng và dễ hiểu.
- Tiêu đề: Rõ ràng và súc tích
- Nội dung: Bao gồm thông tin chi tiết về đơn hàng, chẳng hạn như số đơn hàng, ngày đặt hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ đã đặt, giá cả và thời gian giao hàng
- Lời kêu gọi hành động: Yêu cầu khách hàng liên hệ nếu có bất kỳ câu hỏi nào
Email theo dõi đơn hàng
Email theo dõi đơn hàng được sử dụng để theo dõi tình trạng đơn hàng của khách hàng. Trong email này, bạn cần bao gồm thông tin chi tiết về đơn hàng, chẳng hạn như số đơn hàng, ngày đặt hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ đã đặt, giá cả và thời gian giao hàng. Bạn cũng nên đảm bảo rằng email của bạn rõ ràng và dễ hiểu.
- Tiêu đề: Rõ ràng và súc tích
- Nội dung: Bao gồm thông tin chi tiết về đơn hàng, chẳng hạn như số đơn hàng, ngày đặt hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ đã đặt, giá cả và thời gian giao hàng
- Lời kêu gọi hành động: Yêu cầu khách hàng liên hệ nếu có bất kỳ câu hỏi nào
Email cảm ơn
Email cảm ơn được sử dụng để cảm ơn khách hàng đã mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của bạn. Trong email này, bạn nên bày tỏ lòng biết ơn của mình và cung cấp cho khách hàng một số thông tin hữu ích, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ. Bạn cũng có thể bao gồm một lời mời để khách hàng quay lại mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của bạn trong tương lai.
- Tiêu đề: Ngắn gọn và hấp dẫn
- Nội dung: Bày tỏ lòng biết ơn, cung cấp thông tin hữu ích và lời mời quay lại mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ
- Lời kêu gọi hành động: Yêu cầu khách hàng truy cập trang web hoặc liên hệ để biết thêm thông tin
II. Những lưu ý chung khi viết email tiếng Anh thương mại
Chú ý đến đối tượng người nhận
Trước khi soạn email, bạn cần xác định rõ đối tượng người nhận là ai để sử dụng ngôn ngữ và cách xưng hô phù hợp. Nếu bạn đang gửi email cho một đối tác kinh doanh, hãy sử dụng ngôn ngữ trang trọng và lịch sự. Ngược lại, nếu bạn đang gửi email cho một người bạn hoặc đồng nghiệp, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thân mật và thoải mái hơn.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Từ vựng tiếng Anh thương mại để biết thêm nhiều từ vựng hữu ích.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích
Email tiếng Anh thương mại nên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. Tránh sử dụng những câu văn dài và phức tạp, cũng như tránh sử dụng những từ ngữ chuyên ngành khó hiểu. Hãy cố gắng truyền đạt thông điệp của bạn một cách đơn giản và dễ hiểu nhất có thể.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Ngữ pháp tiếng Anh trong kinh doanh để biết thêm nhiều cấu trúc ngữ pháp hữu ích.
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp cẩn thận. Những lỗi sai này có thể khiến email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp và làm giảm uy tín của bạn trong mắt người nhận. Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trực tuyến để giúp bạn thực hiện việc này.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Tiếng Anh cho cuộc họp kinh doanh để biết thêm nhiều mẫu câu hữu ích.
Sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp
Chữ ký email là một phần quan trọng của email tiếng Anh thương mại. Chữ ký email nên bao gồm tên của bạn, chức vụ, công ty và thông tin liên lạc của bạn. Bạn cũng có thể thêm một câu trích dẫn hoặc một liên kết đến trang web của bạn vào chữ ký email.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Tiếng Anh trong marketing để biết thêm nhiều thông tin hữu ích.
| Yêu cầu | Giải thích |
|---|---|
| Chuẩn mực | Email phải tuân thủ chuẩn giao tiếp, có cấu trúc chặt chẽ, ngôn ngữ chuyên nghiệp. |
| Rõ ràng | Sử dụng ngôn từ súc tích, dễ hiểu, tránh dài dòng lan man. |
| Hấp dẫn | Mở đầu email bằng câu hỏi, lời chào hay thông tin gây hứng thú. |
| Tích cực | Thể hiện sự tích cực, tự tin và nhiệt tình trong email. |
III. Các cụm từ và cấu trúc câu thông dụng trong email tiếng Anh thương mại
Trong email tiếng Anh thương mại, có một số cụm từ và cấu trúc câu thông dụng mà bạn có thể sử dụng để tạo ấn tượng tốt với người nhận. Dưới đây là một số ví dụ:
- Chào hỏi: Dear [Tên người nhận], Good morning/afternoon/evening [Tên người nhận], Hi [Tên người nhận],
- Cảm ơn: Thank you for your email, I appreciate your time and consideration, We are grateful for your business,
- Xin lỗi: We apologize for the inconvenience, We regret to inform you that, Please accept our sincere apologies,
- Yêu cầu: Could you please send us, We would appreciate it if you could, Would you be able to,
- Đồng ý: We are happy to assist you with your request, We will be glad to provide you with the information you need, We can certainly help you with that,
- Từ chối: We regret to inform you that we are unable to, Unfortunately, we cannot accommodate your request at this time, We apologize, but we cannot,
- Kết thúc: Thank you for your time and consideration, We look forward to hearing from you soon, Please do not hesitate to contact us if you have any further questions,
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng một số cấu trúc câu thông dụng trong email tiếng Anh thương mại, chẳng hạn như:
- Câu hỏi: Could you please tell me, Do you have any information about, I would like to know if,
- Câu khẳng định: We are confident that, We believe that, We are committed to,
- Câu phủ định: We cannot guarantee that, We do not offer, We are not responsible for,
- Câu yêu cầu: We would appreciate it if you could, Could you please send us, We would like to request that,
- Câu cảm ơn: Thank you for your time and consideration, We appreciate your business, We are grateful for your support,
Bằng cách sử dụng những cụm từ và cấu trúc câu thông dụng này, bạn có thể tạo ra những email tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp và hiệu quả.
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết sau để biết thêm thông tin về email tiếng Anh thương mại:
- Mẫu email tiếng Anh thương mại
- Cách viết email tiếng Anh thương mại
- Lưu ý khi viết email tiếng Anh thương mại
IV. Một số ví dụ về email tiếng Anh thương mại hay
| Email mẫu | Nội dung chính | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Email chào hàng | Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới, cung cấp thông tin chi tiết về tính năng, lợi ích và giá cả. | Thu hút khách hàng tiềm năng, thúc đẩy doanh số bán hàng. |
| Email xác nhận đơn hàng | Cám ơn khách hàng đã đặt hàng, cung cấp chi tiết về đơn hàng, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán. | Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. |
| Email thông báo thay đổi | Thông báo cho khách hàng về các thay đổi trong sản phẩm, dịch vụ, chính sách hoặc giá cả. | Giữ chân khách hàng, duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài. |
| Email xin lỗi | Thể hiện sự xin lỗi chân thành khi có sai sót trong dịch vụ hoặc sản phẩm, đề xuất cách giải quyết. | Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp. |
| Email theo dõi | Theo dõi tình hình sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh. | Cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, tăng sự hài lòng của khách hàng. |
V. Mẫu email tiếng Anh thương mại
Xin kính gửi [Tên người nhận],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn khỏe mạnh.
Tôi là [Tên bạn], đại diện cho công ty [Tên công ty]. Chúng tôi là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp công nghệ tiên tiến cho doanh nghiệp. Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng chúng tôi sắp ra mắt sản phẩm mới nhất của mình: [Tên sản phẩm].
[Tên sản phẩm] là một giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. [Tên sản phẩm] có các tính năng vượt trội sau:- [Tính năng 1]
- [Tính năng 2]
- [Tính năng 3]
Chúng tôi tin rằng [Tên sản phẩm] sẽ là một giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp của quý khách. Để biết thêm thông tin về [Tên sản phẩm], vui lòng truy cập website của chúng tôi tại [Địa chỉ website].
Chúng tôi cũng cung cấp các gói dịch vụ hỗ trợ khách hàng và bảo hành toàn diện, đảm bảo sự hài lòng của quý khách.
Để biết thêm thông tin về các gói dịch vụ hỗ trợ khách hàng và bảo hành, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [Email công ty] hoặc số điện thoại [Số điện thoại công ty].
Xin chân thành cảm ơn quý khách đã quan tâm đến [Tên sản phẩm]. Chúng tôi rất mong muốn được hợp tác với quý khách trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên bạn]VI. Mẹo để viết email tiếng Anh thương mại hiệu quả
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp
Email tiếng Anh thương mại nên sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, tránh sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ không chính thức. Điều này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận và thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ.
Một số mẹo để sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp trong email tiếng Anh thương mại:
- Sử dụng các từ và cụm từ chính thức.
- Tránh sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ không chính thức.
- Sử dụng ngữ pháp và chính tả chính xác.
- Đọc lại email của bạn trước khi gửi để đảm bảo rằng không có lỗi.
Trình bày email rõ ràng và súc tích
Email tiếng Anh thương mại nên được trình bày rõ ràng và súc tích. Điều này sẽ giúp người nhận dễ dàng đọc và hiểu email của bạn. Một số mẹo để trình bày email tiếng Anh thương mại rõ ràng và súc tích:
- Sử dụng các đoạn văn ngắn.
- Sử dụng các tiêu đề và phụ đề để chia nhỏ nội dung email.
- Sử dụng các điểm gạch đầu dòng để liệt kê thông tin.
- Tránh sử dụng các từ và cụm từ không cần thiết.
Từ vựng tiếng Anh thương mại thông dụng nhất
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Trước khi gửi email tiếng Anh thương mại, hãy kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Điều này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận và thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Một số mẹo để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong email tiếng Anh thương mại:
- Đọc lại email của bạn trước khi gửi.
- Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
- Yêu cầu một người khác đọc lại email của bạn để tìm lỗi.
Ngữ pháp tiếng Anh trong kinh doanh
VII. Kết luận
Email tiếng Anh thương mại là một công cụ giao tiếp quan trọng trong kinh doanh quốc tế. Một email tiếng Anh thương mại được soạn thảo tốt không chỉ giúp bạn truyền đạt thông điệp hiệu quả mà còn tạo được ấn tượng tốt với người nhận, góp phần gia tăng uy tín cho doanh nghiệp và mở rộng quan hệ hợp tác. Bài viết này đã cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết cách viết email tiếng Anh thương mại hiệu quả. Hy vọng rằng, sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ có thể soạn thảo những email tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp và ấn tượng. Chúc bạn thành công!
